HUKUM – Perusahaan Belum Memiliki Legal Department? Ini 7 Alternatif Pendampingan Hukum yang Bisa Dipertimbangkan | Dalam dunia bisnis, keberhasilan perusahaan tidak hanya ditentukan oleh omzet, pertumbuhan pelanggan, atau kemampuan memenangkan persaingan pasar. Ada satu aspek yang sering kurang mendapatkan perhatian sampai masalah muncul: pengelolaan risiko hukum.
Kontrak kerja sama yang tidak ditelaah secara memadai, tagihan yang tidak dibayar, perselisihan dengan karyawan, perubahan dokumen perusahaan, hingga persoalan perizinan dapat mengganggu operasional dan menimbulkan kerugian finansial.
Tantangannya, tidak semua perusahaan memiliki legal department atau departemen hukum internal. Perusahaan rintisan, usaha keluarga, UMKM, hingga perusahaan menengah mungkin belum mempunyai kebutuhan atau anggaran untuk membentuk tim hukum tersendiri.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Apakah kondisi tersebut berarti perusahaan harus menghadapi persoalan hukum tanpa pendampingan profesional?
Tidak. Perusahaan dapat mempertimbangkan berbagai model pendampingan hukum eksternal, sesuai kebutuhan, anggaran, kompleksitas kegiatan usaha, dan ketentuan yang berlaku.
Salah satu pilihan adalah menggunakan jasa advokat atau konsultan hukum yang kompeten untuk kebutuhan tertentu. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan skema pendampingan berkala atau legal retainer apabila membutuhkan bantuan hukum secara rutin.
- Apakah Perusahaan Wajib Memiliki Legal Department?
Sebelum menentukan bentuk pendampingan, perusahaan perlu memahami perbedaan antara kewajiban hukum dan kebutuhan organisasi.
Secara umum, tidak setiap perusahaan diwajibkan membentuk departemen hukum internal tersendiri. Kewajiban perusahaan harus dinilai berdasarkan bentuk badan usaha, sektor industri, kegiatan operasional, serta peraturan yang berlaku.
Bagi perseroan terbatas, Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas sebagaimana telah diubah, termasuk melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, mengatur struktur dan tanggung jawab organ perseroan.
Pasal 92 UU Perseroan Terbatas mengatur bahwa direksi menjalankan pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan sesuai maksud dan tujuan perseroan. Sementara itu, Pasal 97 mengatur tanggung jawab direksi dalam menjalankan tugas pengurusan dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab.
Ketentuan tersebut penting dipahami: menggunakan penasihat hukum dapat membantu direksi menilai risiko dan mengambil keputusan secara lebih terinformasi, tetapi tidak otomatis menghapus tanggung jawab direksi berdasarkan hukum.
Perusahaan yang bergerak di sektor tertentu juga perlu memeriksa apakah terdapat kewajiban khusus mengenai fungsi kepatuhan, manajemen risiko, atau personel tertentu.
Dengan demikian, tidak memiliki legal department bukan otomatis berarti perusahaan melanggar hukum. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan bahwa fungsi hukum dan kepatuhan yang diwajibkan dapat dijalankan secara memadai.
- Tujuh Alternatif Pendampingan Hukum untuk Perusahaan
Tidak semua perusahaan membutuhkan model layanan yang sama. Berikut tujuh pilihan yang dapat dipertimbangkan.
Konsultasi hukum berdasarkan kebutuhan
Model ini cocok bagi perusahaan yang menghadapi persoalan tertentu, seperti ingin memahami isi kontrak, menilai surat somasi, atau memperoleh pandangan awal mengenai sengketa dengan mitra bisnis.
Perusahaan dapat mengajukan pertanyaan berdasarkan fakta dan dokumen yang tersedia, kemudian mendiskusikan pilihan tindakan serta risiko masing-masing.
Keunggulannya adalah layanan dapat digunakan sesuai kebutuhan. Namun, konsultasi sesekali belum tentu memadai bagi perusahaan dengan transaksi kompleks atau persoalan hukum yang muncul secara rutin.
Legal retainer atau pendampingan hukum berkala
Legal retainer merupakan pengaturan jasa hukum berdasarkan kesepakatan untuk jangka waktu tertentu, dengan biaya dan ruang lingkup layanan yang ditentukan para pihak.
Bergantung pada perjanjiannya, layanan dapat mencakup konsultasi berkala, penelaahan kontrak, penyusunan dokumen tertentu, atau pendampingan awal ketika muncul persoalan hukum.
Sebelum menyepakati layanan, perusahaan perlu memastikan beberapa hal:
- Jenis pekerjaan yang termasuk dalam biaya berkala.
- Batas jumlah konsultasi atau pekerjaan, jika ada.
- Waktu respons dan mekanisme komunikasi.
- Biaya tambahan untuk pekerjaan di luar ruang lingkup.
- Ketentuan penanganan perkara di pengadilan.
- Kerahasiaan dokumen dan pengakhiran kerja sama.
Model ini dapat dipertimbangkan oleh perusahaan yang membutuhkan akses pendampingan hukum secara berkelanjutan tanpa harus langsung membentuk departemen hukum internal.
Namun, legal retainer tidak otomatis mencakup seluruh kebutuhan hukum perusahaan. Semuanya bergantung pada kesepakatan layanan.
Penelaahan dan penyusunan kontrak bisnis
Kontrak merupakan salah satu dokumen penting dalam hubungan komersial. Perjanjian dengan pemasok, distributor, pelanggan, investor, atau mitra usaha sebaiknya disusun dengan memperhatikan kepentingan dan kewajiban para pihak.
Pendampingan hukum dapat membantu memeriksa ketentuan mengenai pembayaran, ruang lingkup pekerjaan, standar hasil, wanprestasi, pengakhiran perjanjian, dan penyelesaian sengketa.
Contohnya, perusahaan yang akan menandatangani kontrak pengadaan bernilai besar dapat meminta penelaahan sebelum menyetujui kewajiban pembayaran atau sanksi tertentu.
Tujuannya bukan menjamin bahwa sengketa tidak akan terjadi, melainkan membantu perusahaan memahami konsekuensi kontrak dan mengidentifikasi risiko sebelum perjanjian ditandatangani.
Legal audit atau pemeriksaan hukum perusahaan
Legal audit merupakan pemeriksaan terhadap aspek hukum perusahaan berdasarkan ruang lingkup yang disepakati.
Pemeriksaan dapat mencakup dokumen badan usaha, perizinan, kontrak, hubungan kerja, kepemilikan aset, kewajiban tertentu, dan potensi sengketa.
Sebagai contoh, perusahaan yang akan memperluas kegiatan usaha dapat memeriksa apakah dokumen dan perizinannya telah sesuai dengan aktivitas yang dijalankan.
Hasil pemeriksaan dapat berupa temuan, tingkat prioritas risiko, dokumen yang perlu diperbaiki, serta rekomendasi tindak lanjut.
Ruang lingkup legal audit harus ditetapkan secara jelas. Pemeriksaan yang terbatas pada dokumen tertentu tidak dapat dianggap sebagai jaminan bahwa seluruh persoalan hukum perusahaan telah ditemukan.
Pendampingan hukum ketenagakerjaan
Hubungan kerja memiliki konsekuensi hukum yang perlu dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memperhatikan perjanjian kerja, pembayaran hak pekerja, kebijakan internal, prosedur disiplin, dan proses pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan yang berlaku.
Pendampingan hukum dapat membantu manajemen dan HRD menelaah dokumen serta mengevaluasi prosedur sebelum keputusan penting diambil.
Ketika terjadi perselisihan, perusahaan perlu menilai fakta, dokumen, hak para pihak, dan mekanisme penyelesaian yang tersedia.
Penanganan yang tepat tidak hanya berkaitan dengan perlindungan kepentingan perusahaan, tetapi juga pemenuhan kewajiban terhadap pekerja.
Pendampingan sengketa dan penanganan somasi
Sengketa dapat muncul ketika pembayaran tidak dilakukan, kontrak tidak dipenuhi, atau para pihak memiliki penafsiran yang berbeda terhadap kewajibannya.
Dalam situasi tersebut, perusahaan perlu mengamankan dokumen, menyusun kronologi, memeriksa dasar tuntutan, dan mengevaluasi pilihan penyelesaian.
Advokat dapat membantu menilai apakah somasi perlu dikirim atau ditanggapi, bagaimana bukti sebaiknya disusun, serta apakah negosiasi, mediasi, atau proses pengadilan patut dipertimbangkan.
Tidak setiap sengketa harus berakhir di pengadilan. Namun, pilihan penyelesaian harus didasarkan pada fakta, ketentuan kontrak, aturan yang berlaku, dan kepentingan perusahaan.
Apabila perkara telah masuk ke proses hukum formal, perusahaan perlu memperhatikan tenggat serta prosedur yang berlaku.
Model kombinasi: staf internal dan penasihat hukum eksternal
Perusahaan juga dapat membagi fungsi antara tim internal dan tenaga profesional eksternal.
Staf administrasi, HRD, keuangan, atau kepatuhan dapat bertugas mengelola dokumen, memantau jatuh tempo, dan mencatat persoalan yang membutuhkan perhatian.
Sementara itu, penasihat hukum eksternal dapat dilibatkan untuk menelaah dokumen, memberikan pendapat hukum, atau menangani persoalan yang membutuhkan keahlian profesional.
Model ini dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan. Meski demikian, pembagian kewenangan, tanggung jawab, dan alur eskalasi masalah harus dibuat jelas.
- Lima Risiko Bisnis yang Perlu Diidentifikasi Sejak Dini
Pendampingan hukum akan lebih bermanfaat apabila perusahaan memiliki sistem untuk mengenali persoalan sebelum berkembang menjadi sengketa.
- Kontrak tidak mengatur hak dan kewajiban secara jelas
Ketidakjelasan mengenai pembayaran, ruang lingkup pekerjaan, standar hasil, atau pengakhiran kontrak dapat memicu perbedaan penafsiran.
Perusahaan perlu memastikan bahwa ketentuan penting dibahas sebelum menyetujui perjanjian.
- Piutang tidak dikelola dengan dokumentasi yang tertib
Tagihan yang belum dibayar perlu ditangani berdasarkan catatan transaksi, bukti penyerahan barang atau jasa, faktur, jatuh tempo, dan komunikasi dengan pihak yang berkewajiban membayar.
Dokumentasi yang lengkap membantu perusahaan menilai langkah penagihan dan kemungkinan penyelesaian sengketa.
- Dokumen dan perizinan tidak sesuai dengan kegiatan usaha
Perubahan kegiatan operasional dapat menimbulkan kebutuhan penyesuaian dokumen atau perizinan. Karena itu, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan sesuai bidang usaha dan ketentuan sektoral yang berlaku.
- Perselisihan ketenagakerjaan tidak ditangani sesuai prosedur
Perusahaan perlu memastikan kebijakan dan tindakan terkait pekerja sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. Dokumentasi yang baik dan prosedur yang konsisten membantu mengurangi ketidakpastian ketika terjadi perselisihan.
- Data dan informasi rahasia tidak dikelola dengan baik
Perusahaan perlu memperhatikan pengamanan data pribadi, pembatasan akses, serta perlindungan informasi komersial. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menjadi salah satu rujukan penting bagi perusahaan yang memproses data pribadi dalam lingkup berlakunya.
Pengelolaan risiko tersebut perlu disesuaikan dengan karakteristik perusahaan. Tidak semua risiko mempunyai tingkat urgensi yang sama.
- Bagaimana Memilih Pendamping Hukum yang Tepat?
Memilih pendamping hukum tidak seharusnya hanya berdasarkan biaya. Perusahaan perlu menilai kompetensi, pengalaman yang relevan, dan kesesuaian layanan dengan kebutuhan.
Pertama, periksa kualifikasi profesional. Untuk layanan advokat, pastikan status dan kewenangan profesionalnya sesuai ketentuan yang berlaku.
Kedua, pilih pengalaman yang relevan. Kebutuhan menelaah kontrak komersial dapat berbeda dari penanganan perkara ketenagakerjaan atau transaksi akuisisi.
Ketiga, pastikan ruang lingkup pekerjaan tertulis. Perusahaan perlu mengetahui layanan yang diberikan, hasil pekerjaan yang diharapkan, pengecualian, serta kemungkinan biaya tambahan.
Keempat, bahas perlindungan informasi. Dokumen perusahaan dan data pelanggan harus dikelola melalui mekanisme yang sesuai dengan sifat kerahasiaan dan kewajiban hukum.
Kelima, sepakati komunikasi dan pelaporan. Tentukan penanggung jawab, cara menyampaikan dokumen, waktu respons yang disepakati, serta mekanisme pelaporan perkembangan pekerjaan.
Terakhir, pastikan biaya transparan. Perusahaan sebaiknya memahami apakah biaya dihitung per konsultasi, per dokumen, per penugasan, atau berdasarkan kesepakatan berkala.
Hubungan profesional yang baik membantu perusahaan memahami pilihan yang tersedia, termasuk risiko, biaya, dan konsekuensi dari setiap langkah.
- Dokumen yang Sebaiknya Disiapkan Sebelum Konsultasi
Konsultasi akan lebih terarah apabila perusahaan menyiapkan informasi yang relevan dengan masalahnya.
Untuk pemeriksaan umum, dokumen yang dapat dipertimbangkan meliputi:
- Akta pendirian dan perubahan perusahaan yang relevan.
- Dokumen pengesahan dan data badan usaha.
- Nomor Induk Berusaha dan perizinan sesuai kegiatan.
- Kontrak dengan pelanggan, pemasok, investor, atau mitra.
- Perjanjian kerja atau kebijakan internal yang terkait.
- Faktur, bukti transaksi, dan korespondensi mengenai tagihan.
- Surat somasi, gugatan, atau dokumen perkara yang telah diterima.
- Daftar persoalan, kronologi, dan tenggat yang perlu diperhatikan.
Tidak semua dokumen diperlukan dalam setiap konsultasi. Pilih dokumen sesuai tujuan pemeriksaan dan hindari membagikan data rahasia melalui saluran yang tidak disepakati.
Perusahaan juga sebaiknya menyiapkan kronologi yang memuat apa yang terjadi, kapan peristiwa berlangsung, pihak yang terlibat, dokumen pendukung, dan hasil yang ingin dicapai.
- Kapan Perusahaan Perlu Membentuk Legal Department Internal?
Pendampingan eksternal dapat menjadi pilihan praktis, tetapi tidak selalu menjadi solusi terbaik untuk semua perusahaan.
Pembentukan tim hukum internal patut dievaluasi apabila perusahaan menghadapi volume kontrak yang tinggi, transaksi kompleks, kegiatan lintas wilayah, persoalan kepatuhan yang semakin luas, atau kebutuhan dukungan hukum harian.
Beberapa indikator yang dapat dipertimbangkan adalah:
- Frekuensi persoalan hukum dan kontrak semakin meningkat.
- Manajemen membutuhkan jawaban hukum secara rutin dalam waktu singkat.
- Kegiatan usaha memiliki kewajiban kepatuhan yang kompleks.
- Koordinasi dengan berbagai departemen membutuhkan fungsi hukum yang terintegrasi.
- Biaya dan manfaat tim internal perlu dibandingkan dengan model eksternal.
Evaluasi tersebut sebaiknya mempertimbangkan biaya total, kebutuhan tenaga profesional, tingkat risiko, dan kewajiban khusus yang berlaku.
Perusahaan tidak perlu membentuk departemen hukum hanya demi terlihat profesional. Sebaliknya, perusahaan juga tidak seharusnya mengabaikan kebutuhan fungsi hukum ketika kompleksitas bisnis telah meningkat.
- Strategi Membangun Sistem Hukum Perusahaan Tanpa Tim Internal
Perusahaan yang belum memiliki legal department tetap dapat memulai dari sistem sederhana.
Langkah pertama: petakan risiko. Identifikasi kontrak penting, piutang, perizinan, hubungan kerja, dan persoalan hukum yang sedang berjalan.
Langkah kedua: tetapkan penanggung jawab. Tentukan siapa yang memantau dokumen, tenggat kontrak, jatuh tempo tagihan, dan korespondensi resmi.
Langkah ketiga: buat prosedur eskalasi. Persoalan seperti somasi, gugatan, dugaan pelanggaran data, atau ancaman penghentian kegiatan usaha perlu segera disampaikan kepada pihak yang berwenang dan, bila diperlukan, penasihat hukum.
Langkah keempat: lakukan pemeriksaan berkala. Evaluasi dokumen dan prosedur sesuai tingkat risiko, perubahan kegiatan usaha, serta regulasi yang berlaku.
Langkah kelima: dokumentasikan keputusan. Simpan kontrak, korespondensi, hasil konsultasi, dan keputusan manajemen secara tertib sesuai kebutuhan serta kewajiban penyimpanan dokumen.
Sistem tersebut tidak menggantikan seluruh fungsi profesional hukum. Namun, pengelolaan yang teratur dapat membantu perusahaan mengenali masalah dan meminta bantuan pada waktu yang tepat.
Perusahaan yang belum memiliki legal department tetap dapat mengembangkan sistem pengelolaan hukum yang terencana.
Tujuh alternatif yang dapat dipertimbangkan adalah konsultasi berdasarkan kebutuhan, legal retainer, penelaahan kontrak, legal audit, pendampingan ketenagakerjaan, penanganan sengketa, serta kombinasi staf internal dengan penasihat hukum eksternal.
Pilihan yang paling sesuai bergantung pada skala usaha, frekuensi persoalan hukum, kompleksitas transaksi, anggaran, dan ketentuan yang berlaku bagi perusahaan.
Yang terpenting bukan sekadar memiliki departemen hukum, melainkan memastikan bahwa risiko hukum dapat dikenali, dokumen dikelola dengan baik, dan keputusan bisnis dibuat dengan mempertimbangkan konsekuensi hukumnya.
Pendampingan hukum yang terencana tidak menjamin perusahaan terbebas dari sengketa, tetapi dapat membantu manajemen memahami risiko dan menentukan langkah yang lebih terukur.
Konsultasi Pendampingan Hukum Perusahaan
Perusahaan Anda belum memiliki legal department atau sedang membutuhkan evaluasi kontrak, dokumen perusahaan, dan risiko hukum bisnis?
Law Office Harindra Wijaya dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendiskusikan kebutuhan pendampingan hukum perusahaan sesuai kompetensi dan ruang lingkup layanan yang tersedia.
Sebelum memulai kerja sama, perusahaan dapat menyiapkan gambaran masalah, dokumen yang relevan, serta tujuan pendampingan agar kebutuhan, ruang lingkup pekerjaan, dan biaya dapat dibicarakan secara jelas.
Referensi hukum :
-
UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas — baca bersama perubahan yang berlaku, termasuk UU Nomor 6 Tahun 2023
-
UU Nomor 18 Tahun 2003 tentang Advokat — dasar untuk memeriksa kerangka profesi advokat.
